Klein (inkopen) is fijn!

23-02-2015

We letten tegenwoordig op de kleintjes. Nu de winst wat minder makkelijk voortkomt uit toegenomen omzet, zoeken we het in besparingen. Inkoopafdelingen leggen druk op leveranciers om tot steeds verdere kostenbesparingen te komen, investeringen worden uitgesteld en de staffels waarin we inkopen worden groter, om zoveel mogelijk kwantumkorting te bedingen. Een logische gedachte, maar het werkt eigenlijk averechts. Juist het frequenter uitvragen in kleinere batches stimuleert de markt om te innoveren, met uiteindelijk een groter (kosten-) voordeel tot gevolg.

inkopen

Schut Papier, een eeuwenoud van oorsprong Nederlands bedrijf, maakt onder andere prachtig biobased (non-wood) papier. Een van de klanten van dit papier is de Ecuadoriaanse overheid die het gebruikt voor haar paspoorten. Een mooie referentie om ook aan de Nederlandse staat te leveren, toch? Helaas, in 1999 heeft de Nederlandse overheid een aanbesteding uitgeschreven voor de productie van paspoorten. De opdracht liep 10 jaar. Na deze 10 jaar is opnieuw aanbesteed en gegund aan dezelfde partij. Deze keer voor 7 jaar, met een mogelijke verlenging van 3 jaar. Twee blokken van 10 jaar waarin geen enkele ruimte voor het toelaten of uitlokken van innovatie zit. Schutpapier vertelde over de mate waarin de markt op slot zit tijdens een bijeenkomst van het Platform Biodiversiteit, Ecosystemen en Economie (BEE). Inkoopafdelingen hebben vaak een te eenzijdig perspectief op kosten- en risicobeheersing. Juist in producten waar veel ontwikkeling is, zoals duurzame producten, werkt de huidige tendens remmend.

De inkoopdiscipline lijkt slachtoffer van zijn eigen succes; steeds grotere volumes kunnen tegen lagere kosten aangekocht worden en moeten zorgen voor minder overhead. Dubbele winst, zou je zeggen, maar helaas… Het maakt het steeds moeilijker voor inkopers om werkelijk waarde toe te voegen en door de toegenomen belangen neemt ook de administratieve druk enorm toe. Juist dat wat inkoop zou moeten bereiken – continu in contact blijven met de markt om snel in te kunnen spelen op nieuwe ontwikkelingen, of daar zelfs sturing aan geven – wordt onmogelijk. Door minder frequent in grotere volumes in te kopen, wordt ook slechts periodiek afgestemd over de behoeftes van de business. Pas op het moment dat er weer een groot inkoopmoment aan zit te komen, wordt een proces opgetuigd om weer inzichtelijk te hebben welke behoeftes leven. Daarnaast geldt dat grotere inkoopvolumes ook grotere risico’s met zich meebrengen. Grotere risico’s brengen over het algemeen zwaardere contracten, hogere eisen en minder flexibiliteit met zich mee. Precies wat je niet zou moeten willen.

Duurzaam inkopen, de afgelopen maanden weer veel in het nieuws, is een van de stromingen die een andere manier van inkopen wil stimuleren. Voorafgaand aan het Algemeen Overleg in de Tweede Kamer op 5 februari jl. bracht onder andere de Groene Zaak pijnlijk aan het licht dat de overheid zegt bijna 100% duurzaam in te kopen, maar dat dat in de praktijk weinig voorstelt. Duurzame criteria wegen voor een paar procent mee in een aankoopbeslissing, maar andere criteria blijven doorslaggevend. Denk hierbij aan prijs, maar ook aan lage risicoprofielen (ervaring en omvang van de aanbieder) en precieze aansluiting bij de gestelde eisen.

Het is niet raar dat het overstappen naar een andere manier van inkopen weerbarstig blijkt. Bij traditioneel inkopen is ‘geld’ het criterium waarop een aanbod getoetst wordt. Een mooi, vergelijkbaar, eenvoudig te doorzien criterium. Bij duurzaam inkopen zijn de criteria complexer en diverser. Zo ook bij andere aan innovatie onderhevige terreinen. Voordelen van alternatieve producten zijn niet altijd eenvoudig te vertalen naar geld en kunnen dus alleen op waarde geschat worden door een inhoudelijk ingewijde. Dat maakt de positie van inkoop bij dergelijke trajecten wankel.

Belangrijk om je te beseffen is dat er meer mogelijk is dan je weet. Zou de inkoopafdeling van Carlsberg de drijvende kracht zijn geweest achter de houten bierflesjes? Juist door kleinere hoeveelheden in te kopen, lopen we niet te hoge risico’s en kunnen we eens iets nieuws proberen. Door ons vaker te laten prikkelen door de markt, komen we wellicht tot waardevollere producten, in plaats van goedkopere. Wellicht kunnen we dan terug kijken op effectieve inkoop, i.p.v. efficiënte en uiteindelijk zouden we dan wel eens goedkoper uit kunnen zijn…

Wonen in een … i3? Lees deze blog.

Meer publicaties van ons lezen? Kijk hier.


MAIN